Dịch hồ sơ xin visa Mỹ, Úc, Canada: checklist từng nước

Tóm tắt nhanh: dịch hồ sơ xin visa Mỹ, Úc, Canada không giống nhau. Úc và Canada yêu cầu rõ ràng mọi giấy tờ không phải tiếng Anh (Canada chấp nhận thêm tiếng Pháp) phải có bản dịch kèm theo. Mỹ chủ yếu xét qua phỏng vấn, giấy tờ chứng minh là để bạn mang theo và trình khi viên chức lãnh sự hỏi. Bài này chỉ bàn visa du lịch, thăm thân và công tác. Nếu bạn đi học, xem riêng bài dịch hồ sơ du học tiếng Anh.

Dịch hồ sơ xin visa: hồ sơ visa cần dịch gì?

Dù xin visa nước nào, giấy tờ cần dịch trong hồ sơ gần như luôn rơi vào ba nhóm sau:

• Nhân thân: căn cước, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, xác nhận thông tin cư trú.
• Công việc: hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, đơn xin nghỉ phép có xác nhận, giấy phép kinh doanh (nếu là chủ doanh nghiệp).
• Tài chính: sao kê ngân hàng, sổ tiết kiệm, giấy xác nhận số dư, sổ đỏ, giấy đăng ký xe, xác nhận lương.

Mẹo: chuẩn bị bản sao y bản chính trước khi dịch. Bạn giữ bản gốc, dịch trên bản sao, tránh phải đi lại nhiều lần.

Visa Mỹ (B1/B2): dịch để trả lời phỏng vấn

Với visa du lịch, công tác Mỹ, quyết định chủ yếu nằm ở buổi phỏng vấn và tờ khai DS-160 điền bằng tiếng Anh. Viên chức có thể không xem giấy tờ nào, nhưng khi họ hỏi, bạn cần đưa ra ngay một tài liệu đọc được. Vì vậy bản dịch tiếng Anh ở đây là để "đọc hiểu nhanh", không cần dày.

Lưu ý: mọi thông tin trong bản dịch phải trùng với tờ khai DS-160. Một chức danh dịch khác nhau giữa hai tài liệu cũng đủ làm buổi phỏng vấn thêm câu hỏi khó.

Visa Úc (du lịch, thăm thân, công tác): dịch toàn bộ

Bộ Nội vụ Úc yêu cầu giấy tờ không phải tiếng Anh phải nộp kèm bản dịch tiếng Anh. Bản dịch làm tại Úc phải do người dịch được NAATI công nhận thực hiện. Nếu dịch ở ngoài nước Úc (như tại Việt Nam), bản dịch cần ghi rõ thông tin người dịch: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, trình độ và kinh nghiệm dịch thuật.

Hồ sơ Úc nộp trực tuyến qua ImmiAccount, nên bạn sẽ scan cả bản gốc lẫn bản dịch. Hãy để bản dịch và bản gốc cùng thứ tự trang để người xét đọc dễ.

Visa Canada (visitor visa): dịch kèm cam kết của người dịch

Theo hướng dẫn của Bộ Di trú Canada (IRCC), giấy tờ không phải tiếng Anh hoặc tiếng Pháp phải nộp kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và bản sao giấy tờ gốc. Nếu người dịch không phải thành viên được chứng nhận của một hội dịch thuật cấp tỉnh của Canada, cần thêm bản cam kết (affidavit) của người dịch về độ chính xác của bản dịch. Người xin visa và người thân của họ không được tự dịch giấy tờ của mình.

Thời gian sao kê nêu trên là thông lệ hay gặp, không phải con số bắt buộc. Hãy làm theo danh sách giấy tờ (checklist) mà IRCC đưa ra cho hồ sơ của bạn.

So sánh nhanh 3 nước

Dịch sao kê ngân hàng: 4 lỗi hay gặp

• Quy đổi số tiền sang USD hoặc AUD trong bản dịch. Đúng ra phải giữ nguyên VND như bản gốc.
• Bỏ các trang có ít giao dịch. Người xét visa cần thấy dòng tiền liên tục.
• Dịch tên chi nhánh, loại tài khoản mỗi trang một kiểu.
• Định dạng ngày lẫn lộn kiểu Việt Nam (ngày/tháng) và kiểu Mỹ (tháng/ngày). Nên ghi tháng bằng chữ, ví dụ "05 Nov 2026".

Lên lịch dịch hồ sơ xin visa: nên bắt đầu khi nào?

Sai lầm phổ biến là đặt lịch hẹn nộp hồ sơ hay phỏng vấn trước, rồi mới gom giấy tờ đi dịch. Thực tế, sao kê ngân hàng phải chờ ngân hàng in, đơn nghỉ phép phải chờ công ty ký, giấy tờ hộ tịch đôi khi phải xin trích lục lại. Nên tính ngược từ ngày nộp: dành khoảng một tuần để thu đủ giấy tờ gốc, vài ngày làm việc để dịch và soát lại, thêm thời gian dự phòng nếu cần chứng thực. Gom cả bộ đi dịch cùng lúc cũng giúp tên riêng, chức danh và địa chỉ được dịch thống nhất trên mọi giấy tờ, điều người xét visa rất chú ý.

Có cần chứng thực bản dịch không?

Như bảng trên, Đại sứ quán ba nước đều không bắt buộc bản dịch phải chứng thực tại Việt Nam. Tuy vậy, nhiều người vẫn chọn dịch thuật công chứng tại Hà Nội (đúng tên thủ tục hiện nay là chứng thực chữ ký người dịch) để bản dịch có xác nhận chính thức, dùng được cho cả visa lẫn các việc khác. Lệ phí chứng thực chữ ký người dịch theo quy định là 10.000 đồng mỗi trường hợp. Với Canada, bản chứng thực trong nước không thay được bản cam kết (affidavit) nếu IRCC yêu cầu.

Trước khi nộp: kiểm tra 3 phút

• Tên, ngày sinh trong mọi bản dịch đã khớp hộ chiếu chưa?
• Chức danh, tên công ty có giống nhau ở hợp đồng, xác nhận công tác và tờ khai không?
• Đã đối chiếu danh sách giấy tờ trên trang chính thức của Đại sứ quán, IRCC hoặc Bộ Nội vụ Úc ở thời điểm nộp chưa? Yêu cầu có thể thay đổi.

Cần dịch hồ sơ xin visa gấp? Gọi Dịch thuật Trang Hạ: 0973 085 290 (Ms. Yến) hoặc 0977 821 886 (Mr. Trang), hoặc mang hồ sơ đến Số 02, ngõ 83 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội. Gửi trước bản chụp qua dichthuattrangha@gmail.com hoặc Messenger để được xem khối lượng và báo thời gian.

Giấy khai sinh có trong hồ sơ của bạn? Xem bài dịch thuật giấy khai sinh để tránh các lỗi về họ tên, ngày sinh, quê quán.