Thuật ngữ hành chính tiếng Anh hay gặp khi dịch giấy tờ: bảng tra cho người học dịch
Bảng tra thuật ngữ hành chính tiếng Anh theo từng nhóm giấy tờ: hộ tịch, cư trú, học vấn, doanh nghiệp, cơ quan – chức danh, con dấu – chữ ký – lời chứng. Mỗi nhóm có một bẫy hay dịch sai và 5 câu tự kiểm tra cho sinh viên, người mới học dịch.
Hồi mới học dịch, phần lớn chúng ta luyện trên báo chí, truyện ngắn, bài diễn văn. Đến khi cầm tờ giấy khai sinh hay bằng tốt nghiệp đầu tiên, mới thấy mình bối rối trước những chữ tưởng rất quen: "quê quán", "trích lục", "lời chứng", "giáp lai". Bài này là bảng tra thuật ngữ hành chính tiếng Anh mà người đi trước muốn có khi mới vào nghề. Thuật ngữ được chia theo từng nhóm giấy tờ, mỗi nhóm kèm một bẫy hay gặp, cuối bài có 5 câu để bạn tự kiểm tra.
Trước khi tra bảng: ba nguyên tắc
- Dịch đúng chữ trên giấy, không "nâng cấp". Giấy ghi "Phó Chủ tịch" thì dịch Vice Chairman, không tự đổi thành chức danh khác nghe "sang" hơn.
- Một khái niệm, một cách dịch. Trong cùng bộ hồ sơ, "Ủy ban nhân dân" đã là People's Committee thì giữ nguyên đến trang cuối.
- Thuật ngữ đi theo hệ thống pháp luật Việt Nam. Đừng mượn một từ của nước khác chỉ vì nghe giống. "Công chứng" của Việt Nam không hoàn toàn giống notarization ở các nước theo hệ thống thông luật.
Nhóm 1: Thuật ngữ hành chính tiếng Anh trong giấy tờ hộ tịch
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giấy khai sinh | Birth Certificate | |
| Trích lục khai sinh | Extract of Birth Registration | Không gọi chung là Birth Certificate |
| Giấy chứng nhận kết hôn | Marriage Certificate | |
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | Certificate of Marital Status | Hay dùng trong hồ sơ kết hôn với người nước ngoài |
| Trích lục khai tử | Extract of Death Registration | |
| Quê quán | Place of origin / Native place | Khác với Place of birth (nơi sinh) |
| Dân tộc | Ethnicity | Không dịch là Nation hay Race |
Bẫy hay gặp: dịch "Quê quán" và "Nơi sinh" cùng là Hometown. Hai mục này có thể khác nhau, nên gộp làm một là làm sai thông tin. Bài dịch giấy khai sinh sang tiếng Anh phân tích kỹ từng mục trên tờ khai sinh.
Nhóm 2: Cư trú và nhân thân
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thẻ căn cước | Identity Card | Thẻ cũ: Citizen Identity Card |
| Số định danh cá nhân | Personal Identification Number | Không gọi là ID card number |
| Nơi thường trú | Place of permanent residence | |
| Nơi tạm trú | Place of temporary residence | |
| Giấy xác nhận thông tin về cư trú | Certificate of Residence Information | Thay cho sổ hộ khẩu giấy trước đây |
| Chủ hộ | Head of household |
Bẫy hay gặp: tự đổi địa danh trên giấy cũ sang tên tỉnh, xã mới sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025. Người dịch dịch đúng địa danh trên giấy. Nếu cần giải thích tên mới, hãy ghi chú riêng, không sửa vào nội dung.
Nhóm 3: Học vấn
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông | Upper Secondary School Graduation Diploma | Có nơi dùng High School Diploma; giữ thống nhất |
| Học bạ | Academic Record / School Record | |
| Bảng điểm | Academic Transcript | |
| Bằng cử nhân | Bachelor's Degree | |
| Xếp loại: Giỏi / Khá / Trung bình | Very Good / Good / Average | Theo cách trường đích chấp nhận |
| Hiệu trưởng | Principal (phổ thông) / Rector (đại học) | Một số trường dùng President |
Bẫy hay gặp: dịch "Xếp loại Khá" thành Fair. Trong nhiều thang đánh giá tiếng Anh, Fair thấp hơn Good, nên người đọc sẽ hiểu sai năng lực của học sinh.
Nhóm 4: Doanh nghiệp
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Enterprise Registration Certificate | |
| Mã số doanh nghiệp | Enterprise Code | Cũng là mã số thuế |
| Người đại diện theo pháp luật | Legal Representative | |
| Vốn điều lệ | Charter Capital | Không dịch là Registered capital nếu bản gốc không ghi vậy |
| Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên | Single-member Limited Liability Company | |
| Trụ sở chính | Head Office |
Bẫy hay gặp: viết tắt "Co., Ltd" ngay trong tên công ty khi tên tiếng Anh chính thức đã đăng ký khác. Nếu doanh nghiệp đã có tên tiếng Anh trên giấy đăng ký, phải dùng đúng tên đó. Xem thêm cách xử lý bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.
Nhóm 5: Cơ quan và chức danh
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ủy ban nhân dân phường / xã | People's Committee of ... Ward / Commune | |
| Đặc khu | Special Zone | Đơn vị hành chính cấp xã ở một số đảo |
| Chủ tịch / Phó Chủ tịch | Chairman / Vice Chairman | Có thể dùng Chairperson |
| Công chức tư pháp – hộ tịch | Justice and Civil Status Officer | |
| Sở Tư pháp | Department of Justice | Cấp tỉnh |
| Văn phòng công chứng | Notary Office |
Bẫy hay gặp: dịch "UBND phường" thành Ward Office hay Ward Police. Ủy ban nhân dân là cơ quan hành chính, không phải công an.
Nhóm 6: Con dấu, chữ ký và lời chứng
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| (Đã ký và đóng dấu) | (Signed and sealed) | Đặt đúng vị trí chữ ký trên bản gốc |
| Dấu giáp lai | Seal across pages / Overlapping seal | |
| Bản sao | Copy | |
| Sao y bản chính | Certified true copy | |
| Lời chứng | Certification / Attestation | |
| Chứng thực chữ ký người dịch | Certification of the translator's signature | Thủ tục thay cho "công chứng bản dịch" từ 01/7/2025 |
Bẫy hay gặp: bỏ qua phần lời chứng ở trang cuối vì nghĩ đó là "thủ tục". Lời chứng là phần pháp lý của bản dịch, cần dịch đủ. Về thủ tục này, đọc bài chứng thực chữ ký người dịch và dịch thuật công chứng Hà Nội.
Gặp từ không có trong bảng thì làm sao?
Bảng tra nào cũng có giới hạn. Khi gặp một thuật ngữ dịch giấy tờ hành chính lạ, đừng vội lấy nghĩa đầu tiên trên từ điển. Hãy làm theo thứ tự: (1) tìm văn bản pháp luật gốc định nghĩa thuật ngữ đó, để hiểu nó là thủ tục gì, do ai cấp; (2) tìm xem cơ quan nhà nước có bản tiếng Anh chính thức của văn bản ấy không, vì nhiều luật và nghị định có bản dịch tham khảo; (3) nếu vẫn không có, chọn cách dịch mô tả đúng chức năng và giữ thống nhất trong cả bộ hồ sơ. Với dấu tròn, dấu chức danh, chữ ký nháy, cách dịch con dấu và chữ ký đúng nhất là mô tả trong ngoặc vuông, ví dụ [Round seal of ... Ward People's Committee], thay vì cố dịch từng chữ trên dấu.
Tự xây bảng thuật ngữ của riêng bạn
Người dịch chuyên nghiệp hiếm khi nhớ hết mọi thuật ngữ. Họ có một bảng tra riêng và cập nhật liên tục. Với người đang học dịch Anh – Việt, bạn có thể bắt đầu bằng một bảng tính đơn giản gồm năm cột: thuật ngữ tiếng Việt, cách dịch đã chọn, nguồn tham khảo, loại giấy tờ gặp, ngày cập nhật. Mỗi lần dịch xong một bộ hồ sơ, thêm những từ mới vào. Sau vài tháng, bảng này sẽ giúp bạn dịch nhanh hơn và quan trọng hơn là nhất quán hơn. Đó là điều khách hàng và cơ quan nhận hồ sơ đánh giá cao nhất ở một bản dịch hành chính. Với dịch thuật cho người mới, sự nhất quán quan trọng không kém câu văn hay.
Tự kiểm tra: 5 câu
- Dịch "Trích lục khai sinh" sang tiếng Anh thế nào?
- "Xếp loại Khá" nên dịch là Good hay Fair?
- "Số định danh cá nhân" có nên dịch là ID card number không?
- Giấy cũ ghi "Huyện Từ Liêm", người dịch có nên đổi sang tên mới không?
- "(Đã ký và đóng dấu)" dịch là gì?
Đáp án:
- Extract of Birth Registration.
- Good. Fair thường thấp hơn Good.
- Không. Dùng Personal Identification Number.
- Không. Dịch đúng tên trên giấy (Tu Liem District). Nếu cần, ghi chú riêng về đơn vị hành chính hiện nay.
- (Signed and sealed).
Nếu đúng từ 4 câu trở lên, bạn đã có nền tốt để dịch giấy tờ hành chính. Hãy lưu bảng thuật ngữ hành chính tiếng Anh này và bổ sung dần những từ mới gặp. Nếu cần một bản dịch giấy tờ chính thức, gọi Dịch thuật Trang Hạ: 0973 085 290 (Ms. Yến), 0977 821 886 (Mr. Trang), Số 02, ngõ 83 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội, email dichthuattrangha@gmail.com.
Bình luận