Hồ sơ du học Nhật Bản cần dịch những gì? Dòng thời gian từ chọn trường đến COE

Phụ huynh có con đi du học Nhật thường hỏi: "Bao giờ thì mang giấy tờ đi dịch?". Câu trả lời ngắn: không phải lúc nào cũng "càng sớm càng tốt". Dịch quá sớm, giấy xác nhận số dư hay giấy xác nhận công việc có thể hết hạn trước khi trường nộp hồ sơ. Dịch quá muộn thì lỡ hạn nộp hồ sơ xin COE của trường. Bài này trả lời câu hỏi hồ sơ du học Nhật Bản cần dịch những gì theo đúng trình tự thời gian, từ lúc chọn trường tới lúc trường gửi hồ sơ xin COE lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.

Mốc thời gian dưới đây tính cho kỳ nhập học tháng 4 của trường Nhật ngữ và chỉ để tham khảo. Mỗi trường có lịch nhận hồ sơ riêng, hãy lấy lịch của trường bạn chọn làm chuẩn.

COE là gì và ai nộp?

COE (Certificate of Eligibility – Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp. Với du học sinh, nhà trường thường đứng ra nộp hồ sơ xin COE thay cho học sinh. Có COE rồi, học sinh mới nộp hồ sơ xin visa tại cơ quan đại diện Nhật Bản ở Việt Nam. Vì nhà trường là bên nộp, nên mọi bản dịch tiếng Nhật đều phải đạt yêu cầu của trường trước, rồi mới đến tay cơ quan xuất nhập cảnh.

Dòng thời gian: hồ sơ du học Nhật Bản cần dịch gì, vào lúc nào?

Khoảng 10–12 tháng trước nhập học

Chọn trường, học tiếng, chưa cần dịch

Giai đoạn này chỉ cần ảnh chụp bằng cấp, học bạ để trường hoặc trung tâm tư vấn xem điều kiện đầu vào. Chưa nên dịch gì. Việc nên làm là soát lại họ tên, ngày sinh trên mọi giấy tờ: khai sinh, căn cước, bằng tốt nghiệp, học bạ. Nếu có chỗ lệch nhau (thiếu chữ đệm, sai ngày sinh), hãy làm thủ tục điều chỉnh ngay. Bản dịch không thể sửa lỗi của bản gốc.

Khoảng 7–8 tháng trước nhập học

Gom giấy tờ gốc và xin bản sao

Đây là lúc đi xin bản sao, trích lục và các giấy tờ cấp một lần, ít hết hạn:

• Bằng tốt nghiệp THPT (và cao đẳng, đại học nếu có), học bạ hoặc bảng điểm.
• Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh, giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình. Từ năm 2023 sổ hộ khẩu giấy không còn được dùng, thường thay bằng giấy xác nhận thông tin về cư trú.
• Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT, NAT-TEST…) hoặc giấy xác nhận số giờ học tiếng.
• Căn cước của học sinh và người bảo lãnh tài chính.

Mang theo vài bản sao y bản chính mỗi loại. Trường Nhật thường muốn nhận bản sao kèm bản dịch, không muốn giữ bản gốc của bạn.

Khoảng 5–6 tháng trước nhập học

Dịch nhóm giấy tờ học vấn và nhân thân

Đây là nhóm có thể dịch sớm vì nội dung không thay đổi. Một vài lưu ý riêng khi dịch sang tiếng Nhật:

• Họ tên: trường thường yêu cầu ghi chữ Latin như trên hộ chiếu, có trường yêu cầu thêm phiên âm katakana. Hãy hỏi trường và giữ một cách viết duy nhất trên mọi giấy tờ.
• Ngày tháng: ghi theo dương lịch (năm – tháng – ngày) là cách an toàn. Chỉ dùng niên hiệu Nhật (Reiwa, Heisei) nếu trường hướng dẫn.
• Tên trường, tên môn học: dịch thống nhất giữa bằng tốt nghiệp và học bạ. Một môn mà hai cách dịch thì cán bộ thẩm định có thể nghĩ đó là hai môn khác nhau.
• Xếp loại: "Khá", "Giỏi" cần dịch theo cách trường chấp nhận, kèm thang điểm của Việt Nam nếu được yêu cầu.

Khoảng 4–5 tháng trước nhập học

Dịch nhóm giấy tờ tài chính, sát hạn nộp

Đây là nhóm có ngày cấp, dễ bị coi là cũ nếu dịch quá sớm. Nên xin và dịch sát hạn nộp hồ sơ của trường:

• Giấy xác nhận số dư tiền gửi: nhiều ngân hàng cấp bản song ngữ hoặc tiếng Anh. Hỏi trường xem có nhận bản tiếng Anh không, nếu không thì dịch sang tiếng Nhật.
• Giấy xác nhận thu nhập, giấy xác nhận công việc của người bảo lãnh.
• Giấy phép kinh doanh, tờ khai thuế (nếu người bảo lãnh kinh doanh tự do hoặc có doanh nghiệp).
• Giấy tờ giải thích quá trình hình thành khoản tiết kiệm, nếu trường yêu cầu.

Số dư tối thiểu bao nhiêu thì tùy trường và tùy hồ sơ, bài này không đưa con số cụ thể. Hãy làm theo hướng dẫn của trường bạn nộp.

Khoảng 4 tháng trước nhập học

Nộp cho trường, trường nộp COE

Trường kiểm tra bộ hồ sơ, có thể gọi phỏng vấn học sinh và người bảo lãnh, rồi nộp hồ sơ xin COE. Đây là giai đoạn hay phát sinh yêu cầu bổ sung: dịch thêm một tờ sao kê, bổ sung giải thích thu nhập. Hãy để sẵn liên lạc với nơi dịch để làm bổ sung nhanh.

Sau khi có COE

Xin visa, chuẩn bị nhập học

Có COE, học sinh nộp hồ sơ xin visa theo hướng dẫn của cơ quan đại diện Nhật Bản tại Việt Nam. Giấy tờ phần này thường không cần dịch thêm nhiều, nhưng nên giữ một bộ bản dịch đã nộp để đối chiếu nếu được hỏi.

Ba lỗi khiến trường trả lại bản dịch hồ sơ du học Nhật

• Dịch thiếu trang: học bạ có trang nhận xét, trang chữ ký, con dấu giáp lai. Trường cần bản dịch đủ mọi trang có chữ, không chỉ trang điểm.
• Tên người bảo lãnh viết mỗi nơi một kiểu: có giấy viết đủ dấu, có giấy không dấu, có giấy đảo họ tên. Cán bộ thẩm định sẽ hỏi lại đây có phải cùng một người không.
• Dùng giấy xác nhận tài chính cũ: bản dịch đúng nhưng giấy gốc đã quá thời hạn trường chấp nhận, buộc phải xin lại và dịch lại từ đầu.

Bảng tóm tắt: giấy tờ – thời điểm dịch – lưu ý

Có cần dịch tiếng Nhật công chứng hay hợp pháp hóa không?

Nhiều trường Nhật chấp nhận bản dịch do trung tâm dịch thực hiện, có trường yêu cầu bản dịch có xác nhận. Ở Việt Nam, "dịch tiếng Nhật công chứng" nay là thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, lệ phí 10.000 đồng mỗi trường hợp. Hợp pháp hóa hồ sơ du học Nhật (hợp pháp hóa lãnh sự) thường không phải yêu cầu chung, chỉ làm khi trường hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu rõ. Hỏi trường trước để khỏi tốn thời gian và chi phí không cần thiết.

Nếu đang phân vân giữa Nhật và Hàn, bạn có thể so sánh với bài hồ sơ du học Hàn Quốc cần dịch. Dịch vụ chung cho các nước có ở trang dịch hồ sơ du học.

Dịch thuật Trang Hạ nhận dịch hồ sơ du học Nhật Bản và hỗ trợ chứng thực khi cần. Địa chỉ: Số 02, ngõ 83 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội. Điện thoại 0973 085 290 (Ms. Yến), 0977 821 886 (Mr. Trang). Email dichthuattrangha@gmail.com hoặc nhắn qua Messenger để gửi trước danh sách giấy tờ.